Teknik Informatika Tingkatkan Efisiensi dengan Arsip Digital
FST UIN Suska Riau – Program Studi Teknik Informatika UIN Suska Riau semakin mantap untuk menerapkan teknologi paperless. Secara bertahap Teknik Informatika mulai mendigitalkan arsip lama. Ketua Prodi Teknik Informatika, Muhammad Irsyad, MT menyampaikan kepada tim jurnalis FST bahwa kegiatan ini sebagai upaya untuk mengatasi masalah pembengkakan tempat penyimpanan berupa ruangan, almari arsip dan sarana penyimpanan lainnya. Dalam jangka pendek, digitalisasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan sarana back up dokumen fisik. Tujuan dalam jangka panjang, digitalisasi berkas lama diarahkan untuk meningkatkan pelayanan di lingkungan Teknik Informatika.
Adapun berkas yang mulai didigitalkan adalah Skripsi, Laporan Kerja Praktek, surat menyurat termasuk Surat Keterangan dari berbagai kegiatan. Teknik Informatika (TIF) sengaja membuka kesempatan bagi mahasiswa tingkat akhir yang ingin melaksanakan Kerja Praktek di Prodi TIF. Dengan bantuan mahasiswa, maka langkah digitalisasi ditempuh adalah memanfaatkan piranti scaner dokumen khusus yang memilki kecepatan scan yang tinggi. Sebelum disimpan pada folder tertentu, dokumen lama discan terlebih dahulu untuk disimpan dalam komputer sesuai dengan jenis dokumen. Diharapkan selanjutnya pencarian dokumen akan lebih mudah untuk kepentingan layanan administratif di Prodi TIF pada umumnya. Ujar Febi Yanto, M.Kom Sekretaris Jurusan Teknik Informatika.
Beberapa keuntungan dokumen digital adalah:
- Mudah di backup (copy).
- Mudah dicari (search).
- Mudah dipindahkan atau berbagi (dikirim melalui email)
- Ada level security untuk dokumen digital yg bersifat rahasia.
- Tidak membutuhkan ruang yang besar (karena ukuran media penyimpanan semakin kecil).
- Siap direproduksi setiap saat, tanpa mengalami penurunan kualitas.
– FST Journalist Team
